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Comment passer aux entretiens structurés en 5 étapes quand on part de zéro

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C’est le sujet qui m’a le plus marqué depuis mon arrivée à l’École du Recrutement. Celui sur lequel je suis persuadé que beaucoup de recruteurs ont à gagner.

Mais aussi celui sur lequel je ressens le plus de réticences. Et pourtant je pense que c’est une grande erreur de ne pas structurer ses entretiens.

Mettre en place les entretiens structurés fait peur. Je le comprends. Je le vois. Je l’entends.

Il s’agit d’une transformation majeure de ta manière d’organiser tes recrutements et de ton quotidien. Alors je me suis demandé comment, si jamais je partais de zéro, j’aurais fait pour les mettre en place.

C’est donc ce que tu vas trouver dans cet article.

5 étapes simples, pragmatiques et sans fioriture pour commencer à mettre en place les entretiens structurés.

Je ne te dirais pas ici comment transformer l’intégralité des pratiques de ton organisation, non. Nous allons parler de ce que tu peux faire, concrètement, pour te lancer.

Prêt•e ? Let’s go 🤩

Étape 1 : Partir à la recherche des incidents critiques

On pense souvent que le plus important dans la méthode de l’entretien structuré, c’est le guide de questions. C’est faux.

Le plus important est la définition des critères de recrutement.

Et tout se joue donc dès la première étape. Tu vas chercher à déduire tes critères de recrutement de ce qu’on appelle des « incidents critiques ».

Qu’est-ce qu’un incident critique ? C’est une situation dans laquelle un employé a fait quelque chose qui lui a permis d’obtenir un résultat extraordinaire ou un résultat catastrophique.

Tu dois obtenir ce que j’aime appeler les Epic wins et les Epic fails. Les victoires écrasantes et les échecs désastreux.

Pourquoi est-ce qu’on regarde ces situations en particulier ? Parce qu’elles permettent de toucher directement à ce qui fait qu’un individu va réussir sur le poste et les compétences qu’il ou elle doit démontrer pour y arriver.

Quand tu analyses un incident critique, il est quasi impossible de dire « il a réussi à faire ça parce qu’il n’avait pas un diplôme d’HEC ». Cela te permet d’aller plus loin que ce que le manager pourrait habituellement te demander.

Alors, comment fait-on pour obtenir un incident critique ?

Deux options s’offrent à toi : chercher les incidents critiques d’un poste en particulier ou ceux de ta culture d’entreprise.

Trouver les incidents critiques d’un poste en particulier

Tu dois partir à la recherche d’histoires réelles qui se sont passées sur le poste que tu recrutes. Ces histoires, tu les as peut-être observé toi-même, mais c’est souvent ton hiring manager qui va pouvoir te les raconter.

Il faut donc que tu ailles le voir et lui demander de te raconter 6 histoires en tout. Trois où quelqu’un a fait quelque chose sur ce poste qui lui a permis de sur-performer et 3 où quelqu’un a fait quelque chose qui a mené à une sous-performance.

De vrais histoires qu’il a pu observer, pas des choses qu’il a entendu ou des hypothèses, c’est très important.

Pour chacune de ces histoires, tu dois ressortir de ta discussion avec 3 choses capitales : le contexte précis qui précède la situation, l’action qui a été effectuée à ce moment-là et le résultat obtenu suite à l’action.

Est-ce que ça te semble clair ? Pas de panique, j’ai préparé un petit exemple pour te donner une idée de ce à quoi ça peut ressembler.

Ici, je suis à la recherche d’incidents critiques pour le poste de recruteur. Voici donc l’histoire que j’ai obtenu de mon hiring manager :

Contexte :
Le recruteur reçoit une demande particulière de la part d’un manager qui souhaite faire lui-même seul le recrutement et sans que le recruteur ne n’intervienne.

Il veut juste que celui-ci lui donne accès à la plateforme interne de l’entreprise pour publier une annonce qu’il a déjà lui-même écrite.

Actions :
Le recruteur a commencé à poser des questions pour comprendre mieux cette demande.
« Pourquoi voulez-vous gérer seul tout le process de recrutement ? »

Le manager se considère mieux connaisseur de la nature du métier et pouvant gérer le recrutement tout seul. Le recruteur a mis en avant les avantages d’être accompagné par un recruteur tout au long du process.
Et pour créer la relation, il a décidé de rendre visite au manager à son bureau pour à en discuter plus autour d’un café l’après-midi même pour une prise de brief.
Au courant la réunion, le recruteur a adopté une posture d’écoute pour comprendre au mieux le besoin du manager, il l’a challengé en creusant et en posant des questions et il lui a proposé de l’accompagner en apportant des conseils.

Au cours de la réunion, le recruteur s’est rendu compte que le manager a eu une mauvaise expérience auparavant avec un recruteur et ne souhaite pas la réitérer à propos d’un besoin mal compris et donc il a reçu des CVs qui ne collaient pas au profil recherché.

Résultat :
Le recruteur a pu démarrer son recrutement.
Au bout de quelques jours, il a commencé par lui envoyer un profil idéal test afin de s’assurer qu’il est sur la bonne voie.

Quelques semaines plus tard, le manager a identifié un candidat qui a été recruté par l’entreprise.

De cette histoire, tu peux déduire des compétences qui vont impacter directement la réussite d’un candidat ou d’une candidate sur le poste. Ici, il devient évident qu’un bon recruteur doit être capable de requalifier le besoin d’un manager.

Tu peux tirer jusqu’à 2 ou 3 compétences d’un incident critique, mais assures-toi bien qu’elles soient définies précisément. Si ton critère est trop vague, cela va te pénaliser pour la suite de ton travail sur l’entretien.

Écrire les incidents critiques de ta culture d’entreprise

Il n’est pas toujours évident de se lancer et d’aller voir un manager pour obtenir les incidents critiques d’un poste. Si tu veux t’exercer un peu avant de te lancer, je te conseille de réfléchir aux incidents critiques de ta culture d’entreprise.

Qu’est-ce que cela veut dire ? Je ne te demande pas de décortiquer tes valeurs (elles sont souvent mal exprimées et ne te permettront pas réellement d’obtenir des compétences précises).

Tu vas plutôt devoir trouver les comportements qui font que certaines personnes réussissent ou échouent dans ton entreprise, en dehors de ce qu’elles ont strictement à faire dans leur métier.

Chaque entreprise a une certaine manière de faire les choses. Vaut-il mieux demander la permission avant de lancer quelque chose d’inédit ou avancer le plus vite possible ?

Réfléchis aux comportements qui te semblent être systématiquement récompensés et ceux qui sont constamment critiqués. Ce sont les indicateurs qui vont te permettre d’identifier la vraie culture de ton entreprise.

À toi maintenant de trouver 6 histoires (3 réussites et 3 échecs) et de les retranscrire sur le modèle Contexte / Action / Résultat. C’est à partir de celles-ci que tu vas pouvoir définir les compétences culturelles nécessaires pour rejoindre ton entreprise.

Ces compétences, qu’on appelle parfois « soft skills », tu vas potentiellement les chercher parmi tous les candidats que tu vas recruter.

Elles seront un excellent point de départ pour ta mise en place des entretiens structurés, simplement parce que tu n’as pas nécessairement besoin d’un manager pour les définir et que tu vas pouvoir les utiliser dans tous tes entretiens, peu importe la typologie de poste sur lequel tu vas recruter.

Tu dois ressortir de cette première étape avec une liste de 7 à 10 compétences en règle générale. Elles peuvent être fonctionnelles (directement liées au métier que tu cherches à recruter) ou culturelles (liées à ta culture d’entreprise).

Je te conseille de hiérarchiser les compétences à l’intérieur de cette liste afin de choisir celles que tu souhaites évaluer en priorité.

Car c’est à partir de cette liste de compétences que tu vas te constituer une base de questions qui vont pouvoir te servir à évaluer tes candidats. Ce qui nous amène à l’étape 2.

Étape 2 : Travailler 4 questions par compétence fonctionnelle ou culturelle

Pour chacune des compétences que vous avez listé dans l’étape 1, vous allez essayer d’écrire 4 questions.

Ces 4 questions seront formulées sous la forme comportementale ou situationnelle.

Les questions comportementales demandent au candidat de partager une de ses expériences passées en lien avec une des compétences à évaluer. Pour construire une question comportementale, commencez votre phrase par « Racontez-moi une fois où… ? ».

Par exemple, voici une question comportementale pour le poste de recruteur cherchant à évaluer la compétence « Gestion du temps » :

Raconte-moi une fois où tu as dû gérer une charge de travail importante dans ton métier de recruteur. Comment t’es-tu organisé ?

Les questions situationelles demandent au candidat d’imaginer comment il réagirait à une situation hypothétique qui lui serait présentée. Pour construire une question situationnelle, commencez votre phrase par « Imaginez que…, que feriez-vous ? ».

Et voici un autre exemple lié au métier de recruteur pour évaluer la compétence « Méthodologie de sourcing » :

Imagine que tu dois sourcer un poste dont tu n’as jamais entendu parler auparavant. Comment procèdes-tu ?

Pourquoi ces formats ? Parce qu’ils vont nous permettre d’évaluer la capacité d’une personne à faire preuve de la compétence que l’on cherche dans le cadre du recrutement.

Il est toujours préférable de poser une question comportementale, car on peut très bien imaginer comment on réagirait à une situation dans l’idéal mais ne pas y arriver une fois devant le fait accompli. C’est pour cette raison que les réponses aux questions situationnelles permettent moins de prédire le succès d’un candidat une fois qu’il sera en poste.

Mais il vaut mieux toujours garder une ou deux questions situationnelles dans sa besace au cas où ton candidat n’ait jamais vécu la situation présentée dans ta question.

Maintenant que la forme des questions n’a plus de secret pour toi, tu peux en écrire 4 par compétence que tu as listé lors de l’étape 1.

Tu dois donc avoir à ta disposition plus d’une trentaine de questions qui portent sur ton poste ou ta culture d’entreprise. C’est à partir de celles-ci que tu vas construire ton guide d’entretien.

Étape 3 : Rédiger un guide d’entretien complet

Équipé•e de ta banque de questions, tu vas maintenant pouvoir te lancer dans la rédaction de ton guide d’entretien.

Avant de commencer, choisis les compétences que tu souhaites évaluer lors de l’entretien.

Afin de préserver l’expérience candidat lors de l’entretien et de ne pas faire des entretiens interminables, nous conseillons d’évaluer entre 2 et 3 critères lors d’un entretien. Cela peut te sembler être peu mais les questions comportementales/situationnelles prennent beaucoup plus de temps de réponse que les questions que tu pouvais poser habituellement en entretien.

Tu peux donc, par exemple, décider que certaines compétences fonctionnelles seront évaluées lors de l’entretien avec le manager, et que les compétences culturelles seront évaluées lors de ton entretien avec le candidat.

Une fois que tu as la liste des critères que tu souhaites évaluer, crée un document avec tes critères et, pour chacun d’entre eux, inclue entre 2 et 4 questions que tu as rédigées lors de l’étape 3.

Rien de bien compliqué non ? Ton guide d’entretien est maintenant prêt.

Tu y trouves donc :

  • Une liste de critères à évaluer
  • Une série de questions pour chacun des critères

Tu te demandes encore à quoi cela peut ressembler ? Voici un des guides que nous avons utilisé à l’École du Recrutement pour recruter un des membres de l’équipe.

Étape 4 : Présenter ce guide à un hiring manager de confiance

Maintenant que tu as ton guide de questions en poche, je t’encourage à le porter à un des hiring managers avec lequel tu travailles. De préférence celui ou celle avec qui tu as travaillé sur les incidents critiques du poste.

Pourquoi ? Car cela va te permettre de les engager dans la démarche d’évaluation que tu es en train de mettre en place. Ils pourront comprendre les critères que tu vas rechercher lors de l’entretien mais aussi les questions que tu prévois de poser.

C’est également l’occasion de leur présenter l’ensemble des questions sur lesquels tu as pu travailler afin d’avoir leur retour. Est-ce que les situations présentées sont assez claires ? Correspondent-elles bien au critère que l’on cherche à évaluer ?

Tu peux également voir avec ton hiring manager la répartition des compétences à évaluer lors des entretiens.

Préfère-t-il évaluer certains des aspects de la culture ou réaliser un entretien 100% orienté sur les critères fonctionnels ? C’est l’occasion pour toi de t’assurer que tu pars dans la bonne direction avant de te lancer dans tes entretiens.

Si tu réalises ce travail, ton processus de recrutement sera clair comme de l’eau de roche. Chaque entretien aura un objectif d’évaluation précis et défini en amont avec ton hiring manager.

Mais il te reste encore une chose à faire avant de te lancer dans tes entretiens.

Étape 5 : Rédiger une trame de compte-rendu

La dernière chose à faire avant de commencer tes entretiens est de t’assurer que tu vas être en capacité de restituer les échanges efficacement.

Et, pour y arriver, rien de tel qu’une bonne trame de compte-rendu.

Les éléments indispensables de ton compte-rendu ? Ils sont simples.

On doit y retrouver chacun des critères évalués lors de l’entretien, des notes détaillées sur les réponses de tes candidats, une note de la performance de ton candidat et une décision claire sur la suite des événements.

Regardons chacun de ces éléments de manière plus précise.

Les critères à évaluer sont le squelette de ton compte-rendu. Ce sont les grandes catégories en dessous desquelles tu vas pouvoir prendre tes notes et à côté desquelles tu vas pouvoir indiquer la note de ton candidat.

Jusque là, rien de bien compliqué.

En dessous de chacun de tes critères, garde de la place pour noter les échanges que tu as pu avoir avec ton candidat.

Dans tes notes, fais bien attention à obtenir pour chacune de tes questions le contexte présenté par le candidat, l’action qu’il a effectué et le résultat qu’il a obtenu suite à cette action. Cela veut dire que, s’il manque un de ses éléments dans la réponse de ton candidat, il va falloir que tu lui poses des questions de relance afin d’obtenir plus de détails.

Dans l’ensemble, tes notes doivent être précises afin de ne pas ouvrir à interprétation si une autre personne que toi lis ton compte-rendu. N’oublie pas que le compte-rendu te sert à te souvenir précisément ce qu’il s’est dit pendant l’entretien mais aussi aux autres personnes qui participent au processus pour comprendre l’historique des discussions.

Ensuite, il est important de noter chacun de tes critères individuellement, afin de t’assurer d’évaluer correctement chacun des aspects de l’entretien. Si tu ne cherches à donner qu’une note globale, tu peux te faire piéger par tes biais et sous-évaluer (ou sur-évaluer) un des critères dans ta note globale.

Tu te demandes peut-être comment noter tes candidats. Plusieurs échelles d’évaluation s’offrent à toi, que je te présente dans le visuel ci-dessous, tiré de notre ouvrage de référence sur les entretiens structurés :

Rappelle-toi que plus une échelle est abstraite, plus elle sera subjective en fonction de l’évaluateur. 4/5 peut, dans l’esprit d’un évaluateur, être une très bonne note et sera juste une bonne note dans celui d’un autre. Je t’encourage donc à utiliser une échelle de type 1, même si celle-ci prend plus de temps à rédiger.

Pour terminer, ton compte-rendu doit également comprendre un encart indiquant la décision prise suite à l’entretien, ainsi qu’une courte justification de celle-ci. Le candidat passe-t-il (ou non) à l’étape suivante ? Pourquoi ?

Cela te permet de tracer clairement ton choix et facilite la prise en main pour la personne qui suit, si ce n’est pas toi.

Tu veux un exemple de compte-rendu ? Voici une trame rédigée par Nina pour te mettre sur la voie. Ce n’est pas un standard absolu, mais cela peut déjà te donner une idée de ce à quoi un compte-rendu peut ressembler.

Et voilà ! Si tu suis ces 5 étapes, tu seras en très bonne voie pour te lancer dans la réalisation d’entretiens structurés (tu auras même fait 90% du boulot).

J’espère que tout cela était clair, si jamais tu as une question ou que tu veux me raconter comment ton premier entretien structuré s’est passé, laisse-moi un commentaire, je me ferais un plaisir d’y répondre 🙂

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