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7 phrases que ton hiring manager ne dira plus si tu fais des entretiens structurés

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J’ai travaillé presque 10 ans à côté de recruteurs. Même si je ne faisais pas directement leur métier, j’ai pu entendre jour après jour les difficultés qu’ils pouvaient rencontrer et les reproches qu’ils faisaient aux hiring managers avec lesquels ils travaillaient.

Et, étonnamment, j’entendais toujours les mêmes phrases revenir. Tu les reconnaitras surement dans cet article. Ces phrases que tous les recruteurs entendent et qui les irritent.

Elles t’ont probablement déjà fait hérisser le poil.

Mais tu pourrais ne plus jamais avoir à les entendre. Pourquoi ?

Parce que j’ai trouvé un moyen de les faire disparaitre pour toujours. Depuis mon arrivée à l’École du Recrutement, j’ai compris pourquoi tant de hiring managers font ces retours aux recruteurs.

Tout simplement parce qu’ils n’ont pas de méthode pour évaluer les candidats qu’ils recrutent.

Et c’est ce manque de méthodologie qui empêche les recruteurs de bien collaborer avec eux. Alors, comment mettre de la méthode dans son évaluation ?

Tu dois devenir un spécialiste de l’entretien structuré.

C’est l’erreur que font la plupart des recruteurs aujourd’hui. Et pourtant, cela leur permettrait de résoudre tellement de problèmes…

Et de dire adieu aux 7 phrases que je te présente dans cet article.

Pour chacune d’entre elles, nous allons décortiquer le problème qui est à son origine et regarder comment la méthode de l’entretien structuré va t’aider à le résoudre.

Il faut qu’il ait fait HEC/Polytechnique/Insère la formation de ton choix

Cette phrase à elle seule peut tuer tous tes efforts pour diversifier tes recrutements. Comment faire pour trouver des profils nouveaux et qui vont permettre à ton entreprise d’adopter une perspective différente si tu es obligé de toujours les chercher au même endroit.

Le problème fondamental de cette vision est qu’un diplôme n’est pas un critère de recrutement valable. En dehors des professions pour lesquelles un diplôme spécifique est obligatoire pour exercer la profession, comme les avocats ou les médecins, tu ne cherches pas à recruter un diplôme, tu es à la recherche d’une personne faisant preuve des compétences, savoirs et capacités requises pour effectuer le poste.

C’est pour cela que cette phrase énerve tant. Parce que ton manager saura rarement t’expliquer concrètement en quoi le diplôme qu’il te demande fait que les candidats sont meilleurs. Il ne sait pas te présenter les compétences qui se cachent derrière ce diplôme.

La solution qu’apportent les entretiens structurés :

La méthode de l’entretien structuré va t’aider à identifier réellement les critères qui vont être nécessaires pour le poste.

Pour y parvenir, tu vas chercher à identifier les incidents critiques de ton poste. Des situations de réussite ou d’échec exceptionnels qui vont t’aider à découvrir les compétences et les comportements nécessaires à la réussite sur ce poste.

Et c’est cela qui est le plus important. Se focaliser d’abord sur les compétences et les comportements que tu recherches plutôt que de choisir comme critère une attestation.

Pourquoi ? Parce que tu sais qu’elles seront directement liées au poste puisque tu les as déduit de situations réelles.

Une fois que tu auras aidé ton manager à réellement identifier les critères qu’il va rechercher dans un salarié, il arrêtera de concevoir le diplôme comme un critère obligatoire de recrutement. Ce qui compte, c’est qu’il ait en face de lui un candidat qui possède les critères qu’il a fixé avec toi.

J’ai besoin de voir le candidat en face à face

Ton manager veut absolument se trouver dans la même pièce que ton candidat. Cela n’est pas toujours possible.

Pour lui, c’est surtout parce qu’il est persuadé qu’il ne pourra pas l’évaluer correctement s’il ne peut pas le voir en chair et en os. Selon lui, une visioconférence ne suffit pas si l’on veut se faire une idée de la personne.

Le problème ici est que son évaluation se base essentiellement sur son ressenti de la personne lors de l’entretien. Ton manager se fie plus à son intuition qu’à sa raison pour prendre sa décision. C’est ce qui l’empêche d’envisager de faire l’entretien à distance.

La solution qu’apportent les entretiens structurés :

La méthode de l’entretien structuré vise à évaluer le plus objectivement possible les candidats en entretien. Cela veut dire que tu vas éviter au maximum d’être influencé par ton intuition ou ton impression mentale de la personne.

Tu vas te fier, autant que possible, aux réponses que le candidat t’apporte aux questions que tu as à lui poser. Comme tes critères de recrutement sont bien définis, tu es en mesure de poser à tes candidats tes questions très pertinentes et qui vont te permettre d’évaluer correctement ton candidat.

Au final, peu importe que le candidat soit en face de toi ou qu’il soit à des milliers de kilomètres, ce qui importe c’est ta capacité à entendre les réponses qu’il apporte à tes questions.

Un entretien structuré se repose sur les questions qui sont posées et non sur l’environnement de l’entretien. Ton manager pourra donc conduire ses entretiens où il veut, quand il veut.

Quelles sont vos 3 qualités et vos 3 défauts ?

Deux questions qui ont fait couler tellement d’encre. Il y a probablement des milliers d’articles disponibles sur Internet conseillant aux candidats comment répondre à ces questions.

Pourtant, ces questions n’apportent absolument aucun élément utile au recruteur pour évaluer son candidat. Mais ça, ton manager ne le sait pas nécessairement. Il s’imagine que, puisque tout le monde pose la question, elle doit forcément être bonne.

Le problème de ces questions c’est qu’il est impossible de savoir quel critère de recrutement on cherche à évaluer dans la réponse. Et c’est bien cela qui en fait une mauvaise question pour un entretien.

La solution qu’apportent les entretiens structurés :

Une des grandes forces des questions dans les entretiens structurés est que chaque question ne cherche à évaluer qu’un seul des critères du poste. C’est un élément essentiel afin que la réponse du candidat nous permette de l’évaluer.

Si ta question cherche à évaluer plusieurs critères, tu n’arriveras pas à obtenir une réponse claire pour chacun d’entre eux. Il vaut donc mieux se concentrer sur un seul critère par question.

Ensuite, les questions utilisées en entretien structuré prennent principalement deux formes : les questions comportementales et les questions situationnelles. Dans les deux cas, la question va chercher à savoir comment la personne se comporte dans une situation donnée.

Situation dans laquelle elle aura potentiellement pu faire preuve de la compétence que tu recherches dans le cadre de l’entretien. Pour les questions comportementales, tu vas demander à ton candidat de te raconter une situation qu’il a déjà vécu.

Pour la question situationnelle, tu vas lui demander comment il se comporterait dans une situation hypothétique.

Ce sont ces questions qui vont te permettre de savoir au mieux comment la personne se comportera dans son futur poste. Et c’est pour cette raison qu’elles te permettent d’évaluer correctement le critère de recrutement que tu as fixé.

Une fois que tu auras expliqué à ton manager la puissance de ces formats de questions, il oubliera vite les 3 qualités et les 3 défauts.

C’est non, je ne l’ai pas senti

Probablement l’une des phrases que tu redoutes le plus. Pourquoi ?

Parce que, souvent, la justification du refus s’arrête là. Impossible d’obtenir plus de la part de ton manager sur la raison pour laquelle il rejette ton candidat. Souvent parce que ton manager est incapable de le savoir lui-même. Il ne peut te donner aucune raison objective de rejeter le candidat.

Parfois, ce retour cache même une discrimination pure et simple de ton candidat.

Et c’est sur toi que tombe la responsabilité de faire le retour au candidat. Je suis persuadé que c’est pour cette raison que 60% des candidats interrogés dans une étude de Yaggo disent être déjà restés sans retour suite à un entretien de recrutement.

En tant que recruteur, tu n’assumes pas de dire que ton manager n’a juste pas senti ton candidat. Ce n’est pas un feedback valable.

La solution qu’apportent les entretiens structurés :

L’objectif des entretiens structurés est d’apporter une réponse objective à la question : est-ce que ce candidat correspond à notre besoin ?

Comme chacune des questions que tu as posé cherche à évaluer un des critères qui tu as déterminé en amont du processus, tu sais donc clairement, à la fin de l’entretien, les critères sur lesquels le candidat ne t’a pas apporté des réponses satisfaisantes.

Il devient donc beaucoup plus simple de lui faire un retour complet et détaillé sur sa performance lors de l’entretien. Le feeling ne prime plus dans l’évaluation lorsqu’un entretien est bien structuré.

Ton manager sera donc en mesure de pointer du doigt les critères sur lesquels il n’a pas été convaincu par les réponses de ton candidat.

Faisons lui passer un autre entretien pour être sûrs

Tu connais ce moment. Après un long processus de recrutement, il y a encore un doute dans l’esprit de ton manager lorsqu’il s’agit de prendre la décision de recruter ton candidat.

Il te demande alors de planifier un entretien supplémentaire avec une autre personne (un supérieur, un collègue de l’équipe, une personne des RH) afin d’avoir un avis complémentaire avant de prendre sa décision finale.

Le problème de cet entretien supplémentaire est qu’il est souvent la copie exacte d’un entretien que le candidat a déjà passé lors du processus, simplement avec un nouvel interlocuteur. Ton candidat fait le perroquet en répétant son parcours et ses expériences, pour essayer qu’une personne de plus soit convaincue qu’il est celui qu’il faut pour le poste.

Il n’a pas d’objectif précis, comme les entretiens qui l’ont précédé. Les entretiens se suivent, avec des interlocuteurs différents, mais sans que tu saches ce qu’ils évaluent. Comme les questions ne sont pas déterminées à l’avance, il arrive souvent qu’elles se répètent d’un entretien à un autre.

Et avec tout cela, tu ne te rapproches jamais vraiment du moment où ton manager pourras prendre une décision de recrutement.

La solution qu’apportent les entretiens structurés :

Dans la méthode de l’entretien structuré, tu as fixé clairement tes critères de recrutement initialement. Et, comme tu sais que les questions que tu vas poser en entretien vont chercher à évaluer ces critères, tu peux choisir quels critères chaque entretien va évaluer.

L’entretien structuré te permet de planifier dès le début du processus l’objectif de chaque entretien. Tu peux donc organiser chacune des étapes du processus en fonction de tes critères.

Par exemple, chez nous, les candidats passent un entretien orienté sur les compétences liés au métier qu’ils vont effectuer puis un entretien orienté sur les compétences nécessaires pour bien travailler dans notre culture d’entreprise.

Ton manager sait donc, avant même de commencer l’entretien, ce qu’il va chercher à évaluer et ce qui sera évalué dans d’autres entretiens.

J’aimerais bien voir d’autres candidats pour comparer

Tu as forcément déjà vécu cette situation. Tu as présenté un candidat qui correspond parfaitement au besoin de ton manager mais il n’a qu’un seul défaut pour lui : être le seul candidat qui correspond à son besoin, pour le moment.

Et il te demande donc de lui présenter d’autres profils avant de faire son choix. Je te rassure, ce qui se passe est normal.

Notre cerveau est conçu pour faire en permanence des choix. Mais il arrive beaucoup mieux à faire des choix lorsqu’il a plusieurs options devant lui. Ici, ton manager ne voit pas qu’il a le choix entre 1 candidat qui correspond et pas de candidat du tout. Il pense qu’il a le choix entre 1 candidat qui correspond et potentiellement tous ceux qui correspondent et qu’il ne voit pas.

C’est souvent pour cette raison que des recruteurs présentent exprès deux candidats : un qui correspond parfaitement et un qui correspond un peu, mais pas assez. Afin que le manager choisisse clairement celui qui correspond.

Mais, au delà de ce problème cognitif, le problème est que les règles pour décider de recruter un candidat sont rarement clairement définies dans le processus.

Tu n’as pas défini en amont avec ton manager à partir de quel moment il peut être sûr qu’il a face à lui la personne qu’il cherche à recruter.

La solution qu’apportent les entretiens structurés :

Tu le sais déjà, l’entretien structuré va t’aider à définir tes critères de recrutement en amont. Mais elle te permet aussi, pour chacun de ces critères, de fixer une grille d’évaluation du niveau de compétence recherché.

Tu peux donc choisir, avec ton manager, à partir de quel niveau d’évaluation il accepte que la personne soit recrutée. De la même manière qu’on accepte qu’une note de 10/20 te permette d’obtenir le BAC, tu vas définir avec lui, pour l’ensemble de tes critères, le niveau requis.

Comme cela, si tu lui présentes un candidat qui répond précisément aux conditions que vous avez fixés ensemble, il ne peut pas décider de ne pas le recruter.

Il a fixé un standard idéal pour se décider à recruter, c’est à toi de trouver les candidats qui vont l’attendre.

Cela permet donc à ton manager de prendre sa décision de recrutement sereinement, sans avoir même à te consulter.

Ils sont tous bien, je ne sais pas lequel choisir

C’est la situation inverse de celle que nous avons traitée précédemment. Ici, ton manager n’arrive pas à se décider parce qu’il n’arrive pas à faire clairement la différence entre plusieurs candidats pour savoir celui ou celle qui correspond le plus.

Le problème ici n’est pas lié à sa capacité à faire un choix, mais plutôt à la difficulté qu’il a à comparer des candidats qui ont peut-être des forces différentes en fonction de leurs profils ou qui, s’ils ont les mêmes parcours, n’ont pas réussi à se différencier lors de l’entretien.

Cette situation est souvent liée au fait que les candidats ne sont pas évalués de manière uniforme lors des entretiens. Ils n’ont pas les mêmes questions et ton manager ne parvient donc pas à se faire une idée claire sur ce qui les différencie.

La solution qu’apportent les entretiens structurés :

Dans la méthode de l’entretien structuré, chaque candidat est évalué avec les mêmes questions mais les réponses sont surtout transcrites dans une grille d’évaluation qui est commune à tous.

Les critères étant communs à tous les candidats, il est donc beaucoup plus facile pour ton manager de comparer les performances de chacun des candidats sur les critères évalués en entretien.

Si deux candidats semblent avoir le même profil, on peut clairement les différencier sur la base de leurs réponses et la compétence perçue en entretien.

S’ils ont des profils différents, on peut arbitrer entre les critères qui nous semblent être les plus importants et donc prioriser un candidat par rapport à un autre.

À nouveau, l’entretien structuré permet à ton manager de s’appuyer sur les retours d’entretien pour prendre sa décision aisément et sereinement.

J’ai besoin que tu viennes avec moi en entretien

Si tu as bien suivi, je t’avais promis 7 phrases et en voici une huitième.

Cette phrase, tu ne l’entendras probablement plus si tu mets en place les entretiens structurés simplement parce que, tu l’as peut-être remarqué, la méthode simplifie énormément la vie de ton hiring manager.

Elle lui donne plus de pouvoir sur la conception et la réalisation des entretiens mais également pour sa prise de décision.

La beauté de la méthode de l’entretien structuré c’est que tout le monde peut l’utiliser, même ceux qui ne sont pas recruteurs. À l’extrême, ton hiring manager n’aura donc plus besoin de toi pour évaluer ses candidats.

C’est d’ailleurs ce qui a été fait dans de nombreuses structures en hypercroissance comme Alan, que nous avions eu le plaisir d’interviewer pour notre podcast Radio LEDR.

Si tu maitrises bien cette méthode et que tu l’enseignes à tes managers, cela va te permettre de leur déléguer en tout confiance une partie du processus. Comme tu le fais aujourd’hui, mais en mieux.

Si tu veux savoir comment mettre en place les entretiens structurés dans ton entreprise, tu peux lire notre méthode en 5 étapes ou nous contacter pour te former avec nous.

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