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Le guide complet pour choisir et comparer les ATS en France

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C’est la question que beaucoup de recruteurs me posent année après année: comment je fais pour choisir mon ATS (Applicant Tracking System ou plus communément appelé en français, Outil de gestion de candidatures).

Cette question, on a essayé d’y répondre à plusieurs reprises.

D’abord en donnant des 1er éléments de réponse, sur comment choisir un ATS puis avec les questions que les recruteurs se posent avant de choisir leur ATS.

Aujourd’hui, je vous propose d’aller plus loin avec une méthode complète pour choisir votre outil de gestion de candidatures et un comparatif de tous les ATS utilisés en France à la fin de cet article.

Vous ne trouverez pas d’article plus complet et c’était l’objectif.

Cet article est aussi né d’un travail réalisé avec Jennifer Tauzia du cabinet ConvictionsRH. Vous retrouvez tout en bas de l’article la conférence que l’on a fait ensemble à ce sujet.

Pourquoi c’est si difficile de choisir un ATS ?

Cet article veut répondre à la question effectivement de comment je dois choisir mon ATS tout en vous donnant une méthode.

Pour un responsable recrutement, choisir un ATS est complexe car souvent les équipes ne posent pas les vraies problématiques recrutement actuelles.

À quel problème mon ATS doit répondre vraiment ?

La 2e raison qui fait que choisir un ATS est compliqué vient du fait que le marché est à la fois atomisé et opaque.

Atomisé car il y a plus d’une centaine d’acteurs sur un marché comme la France avec des acteurs locaux, des acteurs qui répondent à toute la chaîne RH… et opaque car c’est souvent impossible de deviner le prix final que l’on va payer.

Comment s’y retrouver ?

Je vous propose donc une méthode simple à suivre à la lettre :

  1. Quels sont vos besoins et vos enjeux en recrutement ? De quoi vous avez vraiment besoin ?
  2. Du coup, vous allez en déduire les questions à poser à votre outil de gestion de candidatures
  3. Enfin vous allez consulter le tableau comparatif
  4. Avec vos questions et le tableau comparatif, vous allez sélectionner 3-4 ATS pour des RDV
  5. Vous allez utiliser les questions à poser puis faire un choix

Un ATS, C’est quoi et pourquoi ?

L’ATS est l’outil spécialisé qui va gérer l’ensemble du processus de recrutement, de la prise du besoin à la publication d’annonces jusqu’à la récolte des CV et la gestion des entretiens et évaluation.

En France, pour rappel et selon l’APEC, 27% des entreprises sont équipées d’un ATS et pour les entreprises de plus de 5000 personnes, on est à 70% d’équipement.

Cette étude date de 2017 et entre temps, le RGPD a été mis en place en 2018 ce qui, à mon avis, a poussé beaucoup d’entreprises à utiliser un ATS.

Aujourd’hui pour 50 euros/mois/utilisateur, on a des outils très complets et cette « comoditisation » de l’ATS a aussi permis son adoption beaucoup plus large.

Je n’ai malheureusement pas ce chiffre mais je suis persuadé que le taux de pénétration des ATS a augmenté .

Pourquoi utiliser un ATS ?

  • L’ATS fait gagner du temps au recruteur notamment quand cela automatise (tout en personnalisant) la relation avec les candidats et toutes les actions à faible valeur ajoutée.
  • Un ATS, est aussi la seule façon d’être « compliant » avec le RGPD car une feuille Excel ou un boite mail avec des dossiers est évidemment totalement illégale avec les nouvelles normes.
  • Un ATS vous permet de suivre plus facilement vos résultats et vos KPIs
  • Un ATS vous permet de proposer une expérience candidat de qualité car les recruteurs ont plus de temps à consacrer aux candidats

Pour faire simple, quelque soit la taille de l’entreprise, avoir un ATS devrait être une évidence surtout avec la variété de coûts et d’offres sur le marché.

Allons maintenant au coeur de la méthode pour choisir votre ATS, commencer par se poser les bonnes questions.

Les 5 questions à se poser avant de parler à un ATS

Dans la méthode que l’on vous propose, vous ne pouvez pas échapper à aux 5 questions clés avant de choisir votre ATS:

  1. Qui sont mes utilisateurs
  2. Quels sont mes volumes de recrutement ?
  3. Quel est mon budget
  4. Où sont mes difficultés et challenges aujourd’hui ?
  5. Quelles fonctionnalités mes sont essentielles ?

Beaucoup de recruteurs que je vois font la démarche inverse et vont benchmarker les ATS avant de regarder pourquoi ils en ont besoin.

Le risque de ne pas se poser les questions est de benchmarker les ATS sur les mauvais choix au départ.

Par exemple, vous avez besoin d’un ATS qui a une excellente gestion de vivier car vous faites beaucoup de sourcing direct alors que vous allez privilégier le visuel et le graphisme ou l’ergonomie au moment du choix.

Dans ces 5 questions, les questions les plus importantes sont celles du point 4, vos difficultés et challenges et c’est aussi pour ça que dans le document à télécharger j’ai mis l’accent sur cette partie là.

1) Qui sont mes utilisateurs ? Les Managers, RH, recruteurs, opérationnels ?

Qui va utiliser votre ATS ?

Question clé car selon qui va l’utiliser, vous n’allez pas faire les mêmes choix en terme d’ergonomie, de simplicité et d’utilisation.

Imaginez que vous devez sourcer avec les opérationnels et ce sont eux qui rentrent leur candidats et utilisent l’ATS…

C’est ce qui s’était passé chez Axa, il y a quelques années, il avaient donné accès à leur ATS aux managers mais ceux-ci ne l’utilisaient pas car il n’était pas fait pour des non itinitiés.

2) Quels sont mes volumes par an ? Combien d’utilisateurs potentiels ? Combien de recrutements par an ?

Le volume de recrutement va conditionner beaucoup de choses dans le choix de l’ATS et notamment le budget.

Le volume de recrutements impacte aussi la robustesse de l’ATS ainsi que la capacité de la base de données à faire du parsing et du screening.

Avec beaucoup de volume, vous avez besoin d’avoir un outil robuste qui a déjà fait ces preuves avec de grands volumes de CV.

3) Quel est mon budget annuel ?

Il faut savoir combien vous êtes prêt à dépenser pour votre ATS car le prix va aussi déterminer rapidement quel type d’ATS vous pouvez vous payer.

Le plus difficile dans ce secteur est d’avoir une idée d’un prix en lien avec la taille et le volume de recrutement.

Je vais vous donner ici des éléments complémentaires pour avoir une idée de budget.

En moyenne, les entreprises dépensent 13000 USS / an sur 150 ATS selon cette étude.

Pour faire simple, en dollars par an

  • 1-10 salariés = 2500 USS
  • 11-25 = 4000 USS
  • 26-50 = 5000 USS
  • de 5000 salariés = 140 000 USS

4) C’est quoi mes challenges recrutement ? Où sont mes difficultés aujourd’hui ?

C’est l’ensemble de questions que les équipes recrutement se posent rarement avant de choisir son outil de gestion des candidatures.

  • Est ce que j’ai des soucis pour attirer les candidats ?

Dans ce cas, il me faudra un ATS qui permette de créer un site carrière personnalisé.

Au contraire, j’attire beaucoup de candidats mais les CV ne sont pas de qualité et je dois faire un gros tri dans les CV avec beaucoup de ressources derrière.

  • Est ce que je fais beaucoup de sourcing et d’approche directe ?

Dans ce cas, je vais privilégier un outil qui gère bien les viviers ainsi que le nurturing de candidats.

  • Quels sont les dealbreakers ?

Dans la vie, il faut faire des choix et une fois que vous avez déterminé tous vos challenges recrutement, vous allez en choisir 3.

Ces 3 là, ce sont des dealbreakers.

Les questions posées sur le document à télécharger vont vous permettre d’identifier les 3 « Dealbreaker » autrement dit les conditions indispensables pour choisir votre outil de gestion candidatures.

5) Quelles fonctionnalités me sont essentielles ? Multidiffusion, entretien, planification des missions…

En lien avec les questions précédentes, vous allez déterminer les fonctionnalités qui vous sont indispensables.

Dans un monde idéal, il ne faudrait pas dépasser 3 fonctionnalités indispensables pour ne pas que cet exercice se transforme en liste au père Noël.

Voici la check-liste en format PDF que je vous partage qui suit donc ces 5 questions avec un gros focus sur les challenges recrutement et les 3 dealbreakers.

Les 7 questions à poser à votre éditeur

Maintenant que vous vous êtes posés les bonnes questions, il est l’heure de préparer vos questions avant de contacter les éditeurs de solutions RH.

Avant d’aborder, ces questions, on a voulu définir les 9 fonctionnalités les plus importantes d’un ATS pour avoir une idée claire de ce que vous pouvez demander.

Les 9 fonctionnalités les plus importantes

  • un outil sourcing interne
  • intégration job board / multidiffuseurs /Publications d’annonce
  • intégration site carrières et/ou production site carrières
  • une seule base de données = peu importe la source = fonctionnalité pour intégrer les forums, profils…= parsing et screening
  • planification d’entretien et gestion des entretiens
  • automatiser les relances et les retours
  • reporting
  • coopération et partage (notamment avec les managers)
  • intégration outils tiers (applications, cooptation…)

De ces 9 fonctionnalités importantes des ATS, nous en profitons pour aborder les 7 questions à poser au commercial de votre Applicant Tracking System.

1) Que proposez-vous en termes d’expérience candidats externes et internes ?

  • Est ce que vous proposez un site carrières ?
  • Quelles fonctionnalités de recherche pour le candidat ?
  • Quelles sont les façons de candidater ? Compte, LinkedIn…
  • Quelles sont les interactions avec les candidats ? Chatbot, espace candidat (suivi de l’avancement de la candidature…)

2) Comment permettez-vous aux recruteurs de centraliser les candidatures peu importe leur source ?

  • LinkedIn, Forums, jobboards… Quelle intégration des CV ?

3) Quelles fonctionnalités proposez-vous pour faciliter la sélection des candidatures et la gestion des viviers ?

  • Matching, présélection plus simple, gestion des viviers, CRM avec gestion de campagne = Candidate Relationship Management, sourcing

4) Quelles sont les 3 fonctionnalités les plus utiles aux recruteurs ?

  • Est ce que l’éditeur a pensé au recruteur ?

5) Vos fonctionnalités de reporting permettent-elles : des dashboards en temps réel ? des rapports standards ? capacité de créer ses propres indicateurs et rapports ?

  • Données en temps réel ? Données historisées ? KPIs= tout le monde n’a pas les mêmes besoins, il faut savoir les indicateurs qui vous intéressent

6) Quelle durée de mise en oeuvre ?

  • Ça va prendre du temps = En général, cela peut prendre au minimum 3 – 4 mois quand on prend des Suites RH (Oracle, Talentsoft, Workday…) mais si vous achetez une solution full SAAS, cela peut être très rapide.
  • La reprise des données se pose ici et dans notre discussion avec Jennifer Tauzia, clairement la reprise des données n’a aucun intérêt si les données ne sont pas utilisées soit la plupart du temps. Faire une reprise de données est extrêmement couteux et surtout prend du temps… si vous ne faites pas de la gestion de données qualifiées, cette reprise n’a pas d’intérêt !

7) Quel modèle de pricing / quel coût / quel engagement de durée ?

  • Modèles de pricing: il existe 4 modèles de pricing: un coût par utilisateur par mois, un coût par nombre de salariés, un coût par nombre de CV reçus et enfin un côut fixe.
  • Mais il faut être attentif au coût global car vous allez devoir aussi rajouter des coûts d’installation / formation = Attention aux coûts cachés avec projection sur 3 ans
  • Quel engagement de durée ? = est ce qu’il y en a un ? Suite RH / Smartrecruiters = 3 ans = rentable et sécurisation du CA. Les engagements sur 5 ans ont disparu du marché.

Voici ces 7 questions détaillées que vous pouvez télécharger en format PDF:

Vous avez préparé vos questions, vous vous êtes posé les bonnes questions, il est donc temps d’aller voir et comprendre les acteurs du marché.

Le panorama complet des ATS en France

Voici donc un panorama complet des ATS en France pour le recrutement et le sourcing.

Ce panorama est issu du retour de plus de 250 recruteurs sur leur ATS ainsi que des études et retours qui ont été partagés sur Recruiter’s Kitchen.

Merci à tous !

Vous y trouverez le nom de l’ATS, son propriétaire, sa spécialité (Grands Comptes, PME et ETI, TPE et PME, cabinets de recrutement ou ESN), son prix (déclaré par les répondants), ses plus et ses moins et enfin l’adresse web pour contacter l’ATS.

La liste est disponible ici => https://airtable.com/shrsBDJvJRIRtn6ce

Voici la liste complètes des ATS cités dans ce panorama:

Ad-Men, Altays, ATSII, Avature, BambooHR, Beetween, Boondmanager, Breezy HR, Bullhorn, Candidesk, CATS, Collage, Comeet, CornerstoneOnDemand, Digital Recruiter, Enroll Talent, Eolia, Eurecia, FlatchR, Gestmax, Gr8 people, Greenhouse, Hello Talent, HR4you, HumanSourcing, Huntool, ICIMS, Jazz HR, Job+, JobAdder, Jobaffinity, Jobvite, Kenexa, Koltech, Lever, Loxo, MTechnology, Nextal, Nicoka, Odoo, Otys, PeopleSpheres, Pléiades, Profilsoft / Talentstream careerbuilder, Recruit CRM, Recruitee, Recruiterbox, Recrutor, RHProfiler, Roma, SalesForce, ScopTalent, Smartrecruiters Softy, SuccessFactor, Taleez, TalentDetection, Talentia, TalentLink, TalentPool, Talents’in, TalentSoft, TalentSquare, TalentView, Taleo, TeamTailor, Tool4Staffing, Unatrix, Vincere, VocationCity, Welcome kit, Werecruit, Workable, Workday, Yootalent (ex Relation-RH), Zenploy et Zoho Recruit.

Conclusion

Je vous rappelle la méthode pour sélectionner votre outil de gestion de candidatures:

  1. Posez vous sur nos 5 questions indispensables et notamment celle de vos challenges recrutement pour arriver à 3 dealbreakers
  2. Relisez attentivement les 9 fonctionnalités importantes d’un ATS
  3. Puis préparez vos 7 questions à poser à l’ATS
  4. Consultez le tableau comparatif et sélectionnez 4 ATS
  5. Préparez vos questions et creusez le jour du RDV

Evidemment il y a encore des étapes pour la suite mais vous avez déjà fait une grosse partie di travail.

Le marché des ATS en France est un marché encore atomisé avec beaucoup d’acteurs où il est compliqué d’avoir les bonnes informations.

Je pense que le secteur va se concentrer non pas par acquisition ou rachat mais par conquête de marché car très clairement certains acteurs sont en avance et ont compris les besoins des recruteurs…

Surtout il faut du capital et des ressources pour développer les outils comme le marketing automation ou les outils qui vont s’adapter aux douleurs des recruteurs .

La commoditisation « du produit ATS » est en marche car aujourd’hui pour 50 euros/mois j’ai des choses qui tiennent la route… pour se différencier, il faudra des investissements et une compréhension très fine des besoins.

Si vous voulez aller plus loin, je vous repartage enfin le webinar animé avec Jennifer Tauzia ici.

Bonne chance dans le choix de votre ATS, vous avez dorénavant toutes les clés pour avancer.

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