Que peut faire un recruteur avec 500 CV ?

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Tout le monde voudrait que les recruteurs puissent répondre à tous les candidats de façon personnalisée. Cela rendrait le recrutement plus « humain ». C’est probablement la plus grosse illusion que les candidats ont à propos des recruteurs. Quand on reçoit 200, 300, 400 ou même plus de 500 CV pour un poste, cela reste quasiment impossible à réaliser.

Pourtant il existe des façons de répondre tout en humanisant le message et en automatisant au maximum. Laissez moi d’abord vous raconter mon vécu en tant que recruteur avec plein de bonne volonté en 2007…

Londres, décembre 2007, je démarre ma carrière de chasseur de tête

Je démarre mes 1ers pas dans le recrutement à Londres comme recruteur pour une société qui s’appelle Beresford Blake Thomas (rachetée quelques années plus tard par Randstad). Je viens d’avoir 31 ans et le recrutement est totalement inconnu pour moi.

Ma boss de l’époque m’a intégré rapidement et j’ai eu 2/3 jours de formation pour savoir quoi dire au téléphone. Me voilà donc lâché avec des objectifs ambitieux : 50 appels par jour pour une dizaine d’entretiens par semaine et une vingtaine de CV envoyés par client. C’est le recrutement à l’anglo-saxonne (comme il est encore pratiqué dans certaines ESN en France ou cabinets de recrutement).

Je mets ma 1ère offre la semaine suivante pour un poste d’assistant architecte basé à Dubai (je recrutais aussi sur des postes au Moyen-Orient). Après avoir posté mon offre sur le jobboard du Telegraph, je commence à recevoir mes 1ères candidatures. Je suis alors tout excité… ça marche ! Je vis aussi mes 1ères déceptions car les profils reçus sont pour une bonne partie à côté de la plaque.

J’ai reçu ainsi plus de 150 CV pour ce poste et je me suis dit que j’allais essayer de répondre à chaque candidat. Je venais de France et j’avais cette culture de me dire qu’il fallait répondre à tous les candidats.

J’ai ainsi créé un mail commun pour toutes les réponses en personnalisant avec le prénom et le nom puis je l’ai envoyé aux 140 personnes qui ne correspondaient pas du tout. Sur les 140, personnes, plus de 100 m’ont remercié pour la réponse… et une quarantaine de personnes ont commencé à argumenter avec moi en me demandant pourquoi exactement ils n’avaient pas été retenus.

J’ai alors passé des heures à répondre aux candidats éconduits avec de nombreux mails d’explications. Dès la 3e semaine, mon manager est venu me voir en me disant que j’avais un problème avec ma productivité et qu’il fallait faire quelque chose. Bref, ce n’était pas tenable pour moi de répondre à tous les candidats d’autant que j’avais eu plusieurs postes avec des centaines de réponses. Soit je me faisais virer car je ne travaillais pas, soit j’arrêtais ma folie de vouloir répondre à TOUS les candidats.

À partir de ce jour-là, j’ai donc décidé de ne répondre négativement qu’aux candidats qui correspondaient vraiment et que je pourrais recontacter par la suite.

Sur des métiers à forte volumétrie de réponse (RH, communication, marketing…), il est par exemple impossible de traiter les profils atypiques car impossible humainement. J’avais la naïveté de croire que je pouvais ouvrir tous les CV et justement les traiter un par un mais je m’étais trompé. J’ai vraiment pu le faire sur des métiers pénuriques (comme ingénieur civil ou géomètre dans mon cas de l’époque) et là je me suis fait plaisir.

La technologie est en train de changer notre capacité à répondre aux candidats. C’est LA bonne nouvelle. Le Laurent de 2007 aurait d’autres moyens pour automatiser ses réponses en leur donnant une coloration humaine en 2017 ! Mais ne vous trompez pas, cela reste toujours un exercice délicat cat il y aura toujours des gens pour argumenter.

Répondre aux candidats de façon humaine grâce à la technologie

En 2007, LinkedIn était balbutiant et le digital se limitait principalement au mail !

En 2017, 10 ans plus tard, les recruteurs ont dans leur arsenal des façons d’automatiser leur réponse tout en leur donnant un air authentique sans trop y passer de temps. Voici 3 façons d’avancer sur l’Autohumanisation 🙂 (Merci Guillaume).

Changer votre mail de réponse automatique aux candidatures

Franchement, vous pourriez changer votre mail automatique de réponse aux candidats. Ce n’est pas très compliqué de donner à votre mail un ton et une tournure plus chaleureux que l’habituel « Nous avons bien reçu votre candidature. En l’absence de réponse de notre part dans les 3 semaines, vous pouvez considérer que nous n’avons pas donné suite à votre candidature. »

Imaginons quelque chose de plus humain ou en tout cas de plus chaleureux.

Avec la technologie d’aujourd’hui, vous pourriez ainsi facilement appeler la personne par son nom ou son prénom et on aurait ainsi quelque chose comme ça :  » Bonjour Laurent, Merci de penser à nous et pour votre confiance. Chez Link Humans… ».

Si je le faisais à la sauce LEDR, ça pourrait ressembler à ça : « Merci Laurent pour ta candidature ! Tu sais que l’on aime pas les candidats traditionnels, si tu veux vraiment candidater, contacte nous directement et on essaiera d’en parler ensemble. ».

reponse personnalisee et automatique recrutement

C’est un peu comme les biscuits Michel et Augustin (dédicace Jean-Marie) ou les smoothies Innocent qui parlent un langage du quotidien sur leur packaging plutôt que de parler comme une machine. C’est la quête de Nicolas sur la langue de bois… Un parler simple, du quotidien dans les interactions avec les candidats même en automatique !

Prêts à essayer et à faire de l’humain automatisé ? C’est quand même beaucoup plus sympa de recevoir ce genre mail personnalisé.

Voici un exemple exceptionnel de mail automatique proposé par Fog Creek Software. C’est long mais on sent que ça a été pensé vraiment pour le candidat et c’est surtout bourré d’humour.

Hurrah! We have received your job application. At least, we think it’s yours. It is possible that someone who thinks very highly of you is forwarding around your resume while pretending to be you. That’s not a bad thing, is it?

In any case, this is an automatic email, sent by a mindless robot, to let you know that we’re absolutely thrilled that you would be interested in working for Fog Creek Software. We’re very honored.

Even though this is an automatic email, it’s not the usual blah blah, so please read on!

Pour voir tout le mail : https://www.careercloud.com/news/2015/5/9/this-auto-response-email-from-an-employer-will-make-you-laugh

Importer les mails de vos candidats et leur répondre avec un mailing global

De plus en plus de systèmes de candidature permettent aujourd’hui en un clic de rapatrier tous les mails des candidats ou encore mieux permettent de répondre directement à tous les candidats en personnalisant encore plus votre message.

Si vous ne pouvez pas répondre directement dans votre système, vous pouvez par contre les importer dans un système de mailing (comme Mailchimp ou Mailjet) puis leur préparer un mailing personnalisé.

Ce mailing pourrait ainsi ressembler à quelque chose comme ça :

« Merci Laurent d’avoir postulé pour le poste de chef de produit  et surtout d’avoir pensé à nous! Pour le moment, j’ai sélectionné des personnes qui correspondaient à mon besoin immédiat ! Je sais que vous voudrez savoir exactement pourquoi et je le comprends parfaitement mais je ne pourrais pas vous répondre individuellement.

Merci encore pour votre confiance et je garde votre CV pour mes prochains besoins.

Bonne journée,

Laurent »

Même si ce mail n’est pas parfait et que je navigue toujours à la limite de la langue de bois, c’est toujours mieux que le mail impersonnel habituel. Il faut surtout comprendre qu’une interaction avec les candidats sur du volume de candidat important n’est humainement pas possible en l’état. Le risque serait de retomber dans ce qui m’est arrivé en 2007 à savoir faire des dizaines d’aller-retour avec les candidats éconduits.

En bonus, je vous propose de lire 3 types de mails proposés par Amélie Favre Guittet de Madircom pour ses candidats que je trouve bien construits :

Modèle 1 : quand le candidat postule à une annonce désactivée

Bonjour {NomCandidat}

Oops trop tard 🙂 L’offre  » {NomCampagne}  » n’est plus active, car le recrutement est terminé ! On reste motivé pour sa recherche d’emploi… D’ailleurs, pour vous encourager, suivez nos articles sur Facebook, Linkedin ou Twitter 🙂

Bonne journée, Le Gang @Madircom

Modèle 2 : réception candidature sur annonce

Bonjour Super Héros 🙂 Nous avons bien enregistré votre candidature au poste : {NomCampagne}</b> Nous allons étudier votre candidature, et si …blablabla !

Bref ! vous connaissez la suite 🙂 On espère surtout vous recontacter rapidement pour vous inviter à une entrevue !

Suivez-nous sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram, Pinterest) et si vous le souhaitez, venez prendre un verre avec nous lors des AP-Héros Candidats.

A bientôt,Le Gang @Madircom

Modèle 3 : réponse négative

Bonjour Super Héros, Ce n’est pas une bonne nouvelle que l’on va vous annoncer… Allez, on se lance : Suite à votre candidature au poste : {NomCampagne} Nous sommes sincèrement désolés, mais vous n’avez pas été sélectionné(e) 🙁

Pourquoi ? C’est une réponse automatique, donc difficile de personnaliser… Mais brièvement, il se peut que votre profil ne nous ait pas convaincus.

Si vous pensez que l’on a eu tort de ne pas vous contacter… relancez-nous ! Eh oui, si vraiment, mais vraiment, vous êtes persuadé(e) d’être le/la candidat/e qu’il faut à notre client, alors oui, contactez-nous directement depuis Twitter, Linkedin mais avec panache et talent !!

A Bientôt Le Gang @MADIRCOM

repondre message automatique recrutement candidat

Les bots et plus globalement l’intelligence artificielle

Je pense qu’avec l’exemple de Facebook qui se lance en propre dans le recrutement, l’utilisation de l’intelligence artificielle n’en est qu’à ses débuts ! L’idée principale est que le candidat passer par un système de messagerie pour candidater et que le bot lui répondra très rapidement et très humainement.

L’exemple que je donnais dans les tendances en recrutement 2017 était celui d’un logiciel qui s’appelle Mya. L’intérêt de Mya est que le candidat a sa réponse très rapidement et qu’en plus, le bot peut répondre à toutes les questions plus avancées du candidat et surtout accompagner le candidat tout au long du processus.

chatbot mya recrutement intelligence artificielle

Un exemple qui est donné est justement qu’un 1er candidat a demandé la rémunération et que le bot ne savait pas répondre… il a appris donc que cette question était importante et l’a donc intégré dans ses réponses. Ici c’est la capacité à apprendre du chatbot qui est intéressante et va permettre de répondre à de plus en plus de questions.

Pour moi ce type de service fait parfaitement le lien avec la difficulté que l’on a, en tant que recruteur, à répondre à tout le monde. Comment vont réagir les candidats éconduits quand le bot leur dira qu’ils n’ont pas été sélectionnés ?

Tout va dépendre ici des paramètres que l’on aura rentré… l’humain qui paramètre le chatbot est évidemment le facteur différenciant.

Si dans les paramètres j’indique que le candidat doit avoir de l’expérience dans tel ou tel secteur, ou telle formation… Les bots ne résoudront pas (tout de suite) la problématique des profils atypiques. Il pourront résoudre en partie la capacité à répondre à tous les candidats et pourront même faire une présélection.

Conclusion

Gérer 500 CV pour un recruteur reste une tâche compliquée d’autant que la tendance actuelle pousse les recruteurs à plus « d’authenticité ». J’ai moi-même expérimenté la réponse individualisée mais je me suis noyé en 2007.

La solution passe évidemment par une semi-automatisation du processus de réponse avec les solutions que je vous ai données tout en humanisant le message. Vous devez expliquer très clairement que vous ne pourrez pas donner une réponse individuelle à tous avec un langage simple et direct. Pensez au mail de la société Fog Creek Software !

Il faut des messages automatiques sans langue de bois, c’est finalement assez simple.

Demain le traitement des centaines de candidatures pourra aussi passer par des chatbots avec un traitement quasiment individuel et une capacité à converser avec le candidat et l’accompagner sur toute la chaine du recrutement !

Je sais que certains vont grincer à la lecture de cet article, mais l’humanisation passera aussi par la technologie. Ce que l’on ne pouvait pas faire en 2007, on peut désormais le faire en 2017 !

Commentaires

  1. Grand merci Laurent pour ce récit !! Je pense le citer de nombreuses fois auprès des candidats qui ont généralement beaucoup, beaucoup de mal à s’imaginer ce que ça peut être ! Il y a peu de communication des consultants sur le sujet et je n’ai jamais compris pourquoi. Pourquoi une telle difficulté à dire qu’on ne pourra pas répondre à toutes les demandes ? C’est l’un des mystères les plus épais de ma vie professionnelle^^

  2. Bonjour, je me positionne côté candidat et partage évidemment la frustration dont vous parlez de ne pas obtenir de réponse à certaines candidatures ni d’explications à certains refus. Car répondre (bien) à une candidature demande du temps, un investissement et crée nécessairement une attente. Une suggestion dans le sens de la transparence et de la sincérité : pourquoi ne pas communiquer, en tant que recruteur, sur la manière (détaillée) dont une candidature est traitée ? Cela pourrait permettre de répondre au moins à la question, légitime, de savoir si quelqu’un a lu ou pas le CV…
    Quant aux « profils atypiques »… quelle solution ? Comment attirer l’œil du recruteur ?
    Merci pour vos articles passionnants, précis et si souvent justes !

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